Psikologi Managemen
Tugas 2 : Job Description
A.
Sekretaris
Sekretaris adalah fungsi
pekerjaan dalam suatu perusahaan ataupun organisasi yang bertugas membantu
pimpinan untuk menyelesaikan pekerjaannya dalam menjalankan roda perusahaan
ataupun organisasi.
Tugas Sekretaris
Perusahaan adalah membantu pimpinannya dalam melakukan tugas-tugas harian,
baik yang rutin maupun yang khusus. Tugas rutin merupakan tugas sehari-hari
yang biasa dikerjakan oleh seorang sekretaris tanpa perlu perintah dari
pimpinan. Sedangkan tugas khusus adalah tugas yang diperintahkan oleh pimpinan
agar sekretaris dapat menyelesaikan suatu permasalahan dengan menggunakan
pengalaman dan ilmunya sebagai seorang sekretaris.
1.
Uraian Tugas Sekretaris
Seorang sekretaris
merupakan fungsi pekerjaan yang memiliki multi tugas. Tugas seorang sekretaris
sangat bervariasi dan bermacam-macam. Berikut ini uraian tugas sekretaris :
a. Memfilter informasi dan sebagai sumber informasi bagi pimpinan dan menjalankan tugas,fungsi dan tanggungjawabnya
b. Mengatur aktivitas perusahaan, mulai dari administrasi hingga human relations (HR).
c. Menjadi perantara pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
d. Menjadi mediator pimpinan dengan bawahan.
e. Memberikan ide-ide sebagai alternatif pemikiran pimpinan.
f. Pemegang rahasia penting pimpinan yang berkaitan dengan perusahaan.
a. Memfilter informasi dan sebagai sumber informasi bagi pimpinan dan menjalankan tugas,fungsi dan tanggungjawabnya
b. Mengatur aktivitas perusahaan, mulai dari administrasi hingga human relations (HR).
c. Menjadi perantara pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
d. Menjadi mediator pimpinan dengan bawahan.
e. Memberikan ide-ide sebagai alternatif pemikiran pimpinan.
f. Pemegang rahasia penting pimpinan yang berkaitan dengan perusahaan.
2. Tugas Dan Tanggung Jawab Seorang
Sekretaris
Banyaknya tugas seorang sekretaris, berikut ini kami klasifikan dalam beberapa macam :
Banyaknya tugas seorang sekretaris, berikut ini kami klasifikan dalam beberapa macam :
Tugas
Rutin : Tugas rutin misalnya, surat menyurat, pengetikan,
filling, menerima tamu, telepon, telegram, menyimpan arsip-arsip penting.
Tugas
Intruksi : Tugas intruksi misalnya, membuat jadwal pertemuan
dan perjanjian dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya, persiapan dan
penyelenggaraan rapat.
Tugas
Kreatif: Tugas kreatif misalnya, dokumentasi, mengatur ruang
pimpinan, mempersiapkan pidato dan presentasi, mengirim ucapan pada relasi
maupun klien.
3.
Kriteria
Seorang Sekretaris
Seorang sekretaris
perusahaan merupakan salah satu cerminan citra perusahaan. Menjadi seorang
sekretaris paling tidak harus memenuhi beberapa kriteria berikut ini :
a. Memiliki kemampuan komunikasi baik
b. Dapat bertanggungjawab pada semua tugas-tugasnya
c. Bisa menjaga rahasia dan dapat dipercaya
d. Harus bisa berbahasa asing
e. Mengikuti kemajuan teknologi
f. Memiliki etika yang baik, baik dalam bicara, duduk, makan dll
g. Bisa berbicara di depan umum
a. Memiliki kemampuan komunikasi baik
b. Dapat bertanggungjawab pada semua tugas-tugasnya
c. Bisa menjaga rahasia dan dapat dipercaya
d. Harus bisa berbahasa asing
e. Mengikuti kemajuan teknologi
f. Memiliki etika yang baik, baik dalam bicara, duduk, makan dll
g. Bisa berbicara di depan umum
B. Human
Resource Development
Human Resource Development jika diterjemahkan dalam bahasa Indonesia,
kurang lebih artinya adalah pengembangan sumber daya manusia atau HRD kadang
juga di sebut bagian Personalia yang tugasnya memetakan dan menyaring sumber daya
manusia dalam suatu perusahaan. Dapat kita simpulkan bahwa HRD merupakan fungsi
kerja dalam suatu perusahaan yang secara garis besar bertugas dalam pengelolaan
dan pengambangan sumber daya manusia,
Posisi HRD merupakan bagian terpenting dalam perusahaan, karena
berkaitan erat dengan sumber daya manusia bagi perusahaan. Sehingga tak
jarang HRD mendapatkan otoritas tinggi dan dominan di manajerial perusahaan
dalam mengambil kebijakan untuk karyawannya namun tentu saja hal tersebut sudah
menjadi Job Deskripsi HRD.
1.
Tugas Dan Tanggung Jawab HRD
Tugas seorang HRD berhubungan dengan sumber daya manusia, maka seorang
HRD harus memahami tugas dan tanggung jawabnya. Berikut ini tugas dan tanggung
jawab HRD :
a. Bertanggung jawab mengelola dan mengembangkan sumber daya manusia. Dalam hal ini termasuk perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan sumber daya manusia dan pengembangan kualitas sumber daya manusia.
b. Membuat sistem HR yang efektif dan efisien, misalnya dengan membuat SOP, job description, training and development system dll.
c. Bertanggung jawab penuh dalam proses rekrutmen karyawan, mulai dari mencari calon karyawan, wawancara hingga seleksi.
d. Melakukan seleksi, promosi, transfering dan demosi pada karyawan yang dianggap perlu.
e. Melakukan kegiatan pembinaan, pelatihan dan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pengembangan kemampuan, potensi, mental, keterampilan dan pengetahuan karyawan yang sesuai dengan standar perusahaan.
f. Bertangggung jawab pada hal yang berhubungan dengan absensi karyawan, perhitungan gaji, bonus dan tunjangan.
g. Membuat kontrak kerja karyawan serta memperbaharui masa berlakunya kontrak kerja.
i. Melakukan tindakan disipliner pada karyawan yang melanggar peraturan atau kebijakan perusahaan.
a. Bertanggung jawab mengelola dan mengembangkan sumber daya manusia. Dalam hal ini termasuk perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan sumber daya manusia dan pengembangan kualitas sumber daya manusia.
b. Membuat sistem HR yang efektif dan efisien, misalnya dengan membuat SOP, job description, training and development system dll.
c. Bertanggung jawab penuh dalam proses rekrutmen karyawan, mulai dari mencari calon karyawan, wawancara hingga seleksi.
d. Melakukan seleksi, promosi, transfering dan demosi pada karyawan yang dianggap perlu.
e. Melakukan kegiatan pembinaan, pelatihan dan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pengembangan kemampuan, potensi, mental, keterampilan dan pengetahuan karyawan yang sesuai dengan standar perusahaan.
f. Bertangggung jawab pada hal yang berhubungan dengan absensi karyawan, perhitungan gaji, bonus dan tunjangan.
g. Membuat kontrak kerja karyawan serta memperbaharui masa berlakunya kontrak kerja.
i. Melakukan tindakan disipliner pada karyawan yang melanggar peraturan atau kebijakan perusahaan.
2. Kriteria Seorang HRD (Human Resource
Development)
Anda sudah membaca tugas dan tanggung jawab HRD di atas, untuk menjalankan
tugas-tugasnya seorang HRD harus memenuhi beberapa kriteria berikut ini :
a. Memiliki jiwa kepemimpianan yang baik
b. Memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik
c. Dapat menterjemahkan strategi perusahaan dalam bentuk kebijakan HR yang tepat.
d. Dapat mengelola perubahan-perubahan yang terjadi di perusahaan secara efektif.
e. Seorang HRD harus memiliki business knowledge yang baik.
f. Seorang HRD harus memiliki kemampuan dapat mempengaruhi dan memahami orang
g. Memiliki kemampuan khusus, seperti dapat mengoperasikan alat tes psikologi, memahami undang-undang ketenagakerjaan, sistem penggajian dll.
h. Memiliki pengetahuan mengenai prosedur dan proses rekrutmen.
a. Memiliki jiwa kepemimpianan yang baik
b. Memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik
c. Dapat menterjemahkan strategi perusahaan dalam bentuk kebijakan HR yang tepat.
d. Dapat mengelola perubahan-perubahan yang terjadi di perusahaan secara efektif.
e. Seorang HRD harus memiliki business knowledge yang baik.
f. Seorang HRD harus memiliki kemampuan dapat mempengaruhi dan memahami orang
g. Memiliki kemampuan khusus, seperti dapat mengoperasikan alat tes psikologi, memahami undang-undang ketenagakerjaan, sistem penggajian dll.
h. Memiliki pengetahuan mengenai prosedur dan proses rekrutmen.
C. General Manager
General Manager merupakan
fungsi jabatan kerja pada sebuah perusahaan yang bertugas memimpin, mengelola
dan mengkoordinasikan semua hal yang berkaitan jalannya roda perusahaan. General
manager merupakan fungsi jabatan kerja tinggi di sebuah perusahaan setelah
President Director atau pimpinan tertinggi dalam struktur
perusahaan. Menjadi seorang GM memang bukan perkara mudah, yaa mungkin
terbilang sangat sangat sulit. Bagaimana tidak, pasalnya untuk bisa menjadi
menempati posisi jabatan GM saja bisa jadi anda harus menorehkan prestasi yang
bisa membuat rekan sekantor dan jajaran petinggi perusahaan angkat topi.
Sejatinya, seorang GM
mempunyai tugas dan tanggung jawab yang sangat besar. Semakin tinggi jabatan
seseorang dalan struktur organisasi atau perusahaan, maka semakin banyak tugas
dan tanggung jawabnya. Begitu juga dengan tugas dan tanggung jawab general
manager.
1. Tugas dan Tanggung Jawab General Manager
Berikut ini tugas dan tanggung jawab general manager :
a. Memimpin perusahaan dan menjadi motivator bagi karyawannya
b. Mengelola operasional harian perusahaan
c. Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan mengalisis semua aktivitas bisnis perusahaan
d. Mengelola perusahaan sesuai dengan visi dan misi perusahaan
e. Merencanakan, mengelola dan mengawasi proses penganggaran di perusahaan
f. Merencanakan dan mengontrol kebijakan perusahaan agar dapat berjalan degan maksimal
g. Memastikan setiap departemen melakukan strategi perusahaan dengan efektif dan optimal
h. Mengelola anggaran keuangan perusahaan
i. Memutuskan dan membuat kebijakan untuk kemajuan perusaahan
j. Membuat prosedur dan standar perusahaan
k. Membuat keputusan penting dalam hal investasi, integrasi, aliansi dan divestasi
l. Merencanakan dan mengeksekusi rencana startegis perusahaan jangka menengah dan jangka panjang untuk kemajuan perusahaan
m. Menghadiri pertemuan, seminar, konferensi maupun pelatihan
Begitu banyaknya tugas seorang general manager, tentu tak lepas dari peranan pentingnya di dalam sebuah perusahaan tempatnya mempimpin.
Berikut ini tugas dan tanggung jawab general manager :
a. Memimpin perusahaan dan menjadi motivator bagi karyawannya
b. Mengelola operasional harian perusahaan
c. Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan mengalisis semua aktivitas bisnis perusahaan
d. Mengelola perusahaan sesuai dengan visi dan misi perusahaan
e. Merencanakan, mengelola dan mengawasi proses penganggaran di perusahaan
f. Merencanakan dan mengontrol kebijakan perusahaan agar dapat berjalan degan maksimal
g. Memastikan setiap departemen melakukan strategi perusahaan dengan efektif dan optimal
h. Mengelola anggaran keuangan perusahaan
i. Memutuskan dan membuat kebijakan untuk kemajuan perusaahan
j. Membuat prosedur dan standar perusahaan
k. Membuat keputusan penting dalam hal investasi, integrasi, aliansi dan divestasi
l. Merencanakan dan mengeksekusi rencana startegis perusahaan jangka menengah dan jangka panjang untuk kemajuan perusahaan
m. Menghadiri pertemuan, seminar, konferensi maupun pelatihan
Begitu banyaknya tugas seorang general manager, tentu tak lepas dari peranan pentingnya di dalam sebuah perusahaan tempatnya mempimpin.
2. Kriteria General Manager
berikut ini kriteria atau syarat-syarat untuk menjadi seorang general manager :
a. Memiliki pengalaman dalam manajemen bisnis, perencanaan dan pengawasan keuangan
b. Memiliki pengalaman dalam manajemen personalia termasuk perekrutan, pengevaluasian dan administrasinya
c. Memiliki kemampuan yang sudah terbukti dalam bisnis dan manajemen keuangan
d. Memiliki kemampuan untuk bekerja sama dengan semua lapisan dalam perusahaan
e. Berperilaku baik, komunikasi lisan dan tertulis baik serta memiliki keterampilan interpersonal
f. Berjiwa pemimpin, dapat mengelola dan mengawasi karyawan
g. Dapat memecahkan permasalahan, konflik maupuan situasi krisis dalam perusahaan dengan cepat dan tepat
h. Dapat melakukan berbagai tugas dan pekerjaan secara cepat dan efektif
i. Dapat bertanggung jawab pada tugas-tugasnya serta dapat menjadi panutan bagi karyawanya
j. Dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat
berikut ini kriteria atau syarat-syarat untuk menjadi seorang general manager :
a. Memiliki pengalaman dalam manajemen bisnis, perencanaan dan pengawasan keuangan
b. Memiliki pengalaman dalam manajemen personalia termasuk perekrutan, pengevaluasian dan administrasinya
c. Memiliki kemampuan yang sudah terbukti dalam bisnis dan manajemen keuangan
d. Memiliki kemampuan untuk bekerja sama dengan semua lapisan dalam perusahaan
e. Berperilaku baik, komunikasi lisan dan tertulis baik serta memiliki keterampilan interpersonal
f. Berjiwa pemimpin, dapat mengelola dan mengawasi karyawan
g. Dapat memecahkan permasalahan, konflik maupuan situasi krisis dalam perusahaan dengan cepat dan tepat
h. Dapat melakukan berbagai tugas dan pekerjaan secara cepat dan efektif
i. Dapat bertanggung jawab pada tugas-tugasnya serta dapat menjadi panutan bagi karyawanya
j. Dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat
Referensi :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar