PSIKOLOGI MANAGEMENT

Tugas 3 : Kasus & Tindakan Intervensi

Kasus :

Dalam sebuah perusahaan yang bergerak dibidang event organizer, terdapat beberapa tim yang bekerja dibidangnya masing – masing, seperti :

• Traffic Management Officer (mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan kinerja produksi)
• Administration Officer (mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan administrasi produksi)
• Production Finance Officer (mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan keuangan produksi)
• Internal Production Coordinator (mengatur segala sesuatu hal yang berkaitan dengan produksi internal)
• Venue Coordinator (mengatur segala sesuatu hal yang berkaitan dengan venue / lokasi event)
• Permit Coordinator (mengatur segala sesuatu hal yang berkaitan perijinan)
• Security Coordinator (mengatur segala sesuatu hal yang berkaitan dengan keamanan acara)
• Stage Coordinator (mengatur segala sesuatu hal yang berkaitan dengan panggung)
• Stage Management Coordinator (biasanya akan bekerja sama dengan Stage Director/Manager)
• Lighting System Coordinator (mengatur segala sesuatu hal yang berkaitan dengan tata cahaya)
• Sound System Coordinator (mengatur segala sesuatu hal yang berkaitan dengan tata suara)
• Talent Coordinator (biasanya akan bekerja sama dengan Talent/Artist Management)
• FoH Coordinator (mengatur segala sesuatu hal yang berkaitan dengan Front of House)
• Vendor Coordinator (mengatur segala sesuatu hal yang berkaitan dengan vendor/supplier dll.)
• Electricity Coordinator (mengatur segala sesuatu hal yang berkaitan dengan kelistrikan)
• Water Coordinator (mengatur segala sesuatu hal yang berkaitan dengan kebutuhan)
• Public Facility Coordinator (mengatur segala sesuatu hal yang berkaitan dengan fasilitas publik)
• General Support Coordinator (mengatur segala hal yang umum yang berkaitan dengan produksi)
• Dan lain-lain

Suatu saat EO ini mendapat kepercayaan dari sepasang client yang akan menggelar acara pernikahan mewah dan meminta decoration yang apik dan unik, client juga menyerahkan seluruh urusan dalam pernikahannya seperti catering, hiburan, decor pelaminan hingga decor ruangan.

Masing – masing tim ingin memberikan yang terbaik untuk mempercantik dan menyukseskan acara pernikahan client-nya tersebut. Sampai akhirnya setelah beberapa rundingan dan masukkan client setuju dengan semua rencana yang akan dipersiapkan oleh EO tersebut.

Namun saat penataan panggung ternyata panggung yang sudah dipersiapkan tidak sesuai dengan yang sudah direncanakan sebelumnya, decoration hingga tata letak panggung sangat berbeda dari rencana yang sudah diatur. Karena hal tersebut atasan dari EO tersebut menegur bagian Stage Coordinator.

Stage Coordinator tidak terima saat di tegur oleh atasannya, bagian Stage Coordinator menganggap itu karena kesalahan dari bagian Stage Management Coordinator, sehingga terjadi pepecahan diantara kedua bagian tersebut karena saling menuduh.

Analisis Kasus :

Pada kasus diatas terjadi miss communication antara beberapa pihak yang menyebabkan terjadinya kesalahpahaman yang berujung saling tuduh – menuduh antara bagian Stage Coordinator dengan Stage Management Coordinator. Karena kesalahan tersebut seharusnya tidak menjadi masalah baru yang justru memecahkan kebersamaan dan kejar sama antar bagian.

Intervensi :

1. Sebelum atasan menegur bagian Stage Coordinator seharusnya atasan mencari tahu duduk permasalahannya terlebih dahulu

2. Tindakan yang dapat dilakukan selanjutnya adalah atasan mengkonfirmasi dari bagian Stage Coordinator dan Stage Management Coordinator

3. Setelah mendapatkan konfirmasi dari kedua belah pihak, atasan mencari tahu atau bertanya dengan pihak – pihak yang terkait

4. Kalau sudah mendapatkan beberapa masukan, beberapa suara dari pihak yang terkait , atasan menarik benang merah dari permasalahan tersebut

5. Setelah itu memanggil pihak – pihak yang terkait dan menyelesaikan permasalahan miss communication yang terjadi diantara beberapa bagian

6. Selanjutnya agar bagian - bagian tidak merasa paling benar atasan dapat memberikan konsekuensi atas kesalahan yang terjadi ditanggung bersama, namun konsekuensinya berupa hal yang dapat menumbuhkan kembali kebersamaan diantara bagian – bagian di EO tersebut

7. Misalnya, diadakan gathering kantor yang diadakan di sebuah lokasi yang sejuk, indah dan bertema kan kekeluargaan seperti di taman bunga, kebun raya dll

8. Atau diadakan outbond yang diadakan dengan cara menggabung satu tim outbond dari beberapa bagian sehingga mereka merasakan bekerja sama dengan bagian lain

9. Penekanan dari atasan bahwa kesuksesan EO dalam penyelenggaraan event bukan karena dari satu bagian namun dari seluruh bagian yang bekerja sama dengan baik

10. Di buatnya breafing sebelum acara agar tidak terjadi miss communication

11. Rapat dalam penyelenggaraan event harus di hadiri oleh semua bagian agar semua bagian dapat memberikan masukan dan saran dalam penyelenggaraan event

     

     Demikian beberapa tindakan intervensi yang dapat dilakukan oleh atasan dalam menyelesaikan permasalah miss communication yang terjadi dalam perusahaannya. Terimakasihhhhh semoga bermanfaat J

Psikologi Managemen

Tugas 2 : Job Description

A.         Sekretaris

Sekretaris adalah fungsi pekerjaan dalam suatu perusahaan ataupun organisasi yang bertugas membantu pimpinan untuk menyelesaikan pekerjaannya dalam menjalankan roda perusahaan ataupun organisasi.

Tugas Sekretaris Perusahaan adalah membantu pimpinannya dalam melakukan tugas-tugas harian, baik yang rutin maupun yang khusus. Tugas rutin merupakan tugas sehari-hari yang biasa dikerjakan oleh seorang sekretaris tanpa perlu perintah dari pimpinan. Sedangkan tugas khusus adalah tugas yang diperintahkan oleh pimpinan agar sekretaris dapat menyelesaikan suatu permasalahan dengan menggunakan pengalaman dan ilmunya sebagai seorang sekretaris.

1.            Uraian Tugas Sekretaris

Seorang sekretaris merupakan fungsi pekerjaan yang memiliki multi tugas. Tugas seorang sekretaris sangat bervariasi dan bermacam-macam. Berikut ini uraian tugas sekretaris :
a. Memfilter informasi dan sebagai sumber informasi bagi pimpinan dan menjalankan tugas,fungsi dan tanggungjawabnya
b. Mengatur aktivitas perusahaan, mulai dari administrasi hingga human relations (HR).
c.  Menjadi perantara pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
d.  Menjadi mediator pimpinan dengan bawahan.
e.  Memberikan ide-ide sebagai alternatif pemikiran pimpinan.
f.  Pemegang rahasia penting pimpinan yang berkaitan dengan perusahaan.

2.    Tugas Dan Tanggung Jawab Seorang Sekretaris
      Banyaknya tugas seorang sekretaris, berikut ini kami klasifikan dalam beberapa macam :

Tugas Rutin : Tugas rutin misalnya, surat menyurat, pengetikan, filling, menerima tamu, telepon, telegram, menyimpan arsip-arsip penting.

Tugas Intruksi : Tugas intruksi misalnya, membuat jadwal pertemuan dan perjanjian dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya, persiapan dan penyelenggaraan rapat.

Tugas Kreatif: Tugas kreatif misalnya, dokumentasi, mengatur ruang pimpinan, mempersiapkan pidato dan presentasi, mengirim ucapan pada relasi maupun klien.

3.            Kriteria Seorang Sekretaris

Seorang sekretaris perusahaan merupakan salah satu cerminan citra perusahaan. Menjadi seorang sekretaris paling tidak harus memenuhi beberapa kriteria berikut ini :
a.       Memiliki kemampuan komunikasi baik
b.      Dapat bertanggungjawab pada semua tugas-tugasnya
c.       Bisa menjaga rahasia dan dapat dipercaya
d.      Harus bisa berbahasa asing
e.       Mengikuti kemajuan teknologi
f.       Memiliki etika yang baik, baik dalam bicara, duduk, makan dll
g.      Bisa berbicara di depan umum

B.           Human Resource Development

       Human Resource Development jika diterjemahkan dalam bahasa Indonesia, kurang lebih artinya adalah pengembangan sumber daya manusia atau HRD kadang juga di sebut bagian Personalia yang tugasnya memetakan dan menyaring sumber daya manusia dalam suatu perusahaan. Dapat kita simpulkan bahwa HRD merupakan fungsi kerja dalam suatu perusahaan yang secara garis besar bertugas dalam pengelolaan dan pengambangan sumber daya manusia,

Posisi HRD merupakan bagian terpenting dalam perusahaan, karena berkaitan erat dengan sumber daya manusia bagi perusahaan.  Sehingga tak jarang HRD mendapatkan otoritas tinggi dan dominan di manajerial perusahaan dalam mengambil kebijakan untuk karyawannya namun tentu saja hal tersebut sudah menjadi Job Deskripsi HRD.

1.            Tugas Dan Tanggung Jawab HRD

Tugas seorang HRD berhubungan dengan sumber daya manusia, maka seorang HRD harus memahami tugas dan tanggung jawabnya. Berikut ini tugas dan tanggung jawab HRD :
a. Bertanggung jawab mengelola dan mengembangkan sumber daya manusia. Dalam hal ini termasuk perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan sumber daya manusia dan pengembangan kualitas sumber daya manusia.
b. Membuat sistem HR yang efektif dan efisien, misalnya dengan membuat SOP, job description, training and development system dll.
c. Bertanggung jawab penuh dalam proses rekrutmen karyawan, mulai dari mencari calon karyawan, wawancara hingga seleksi.
d. Melakukan seleksi, promosi, transfering dan demosi pada karyawan yang dianggap perlu.
e. Melakukan kegiatan pembinaan, pelatihan dan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pengembangan kemampuan, potensi, mental, keterampilan dan pengetahuan karyawan yang sesuai dengan standar perusahaan.
f. Bertangggung jawab pada hal yang berhubungan dengan absensi karyawan, perhitungan gaji, bonus dan tunjangan.
g. Membuat kontrak kerja karyawan serta memperbaharui masa berlakunya kontrak kerja.
i. Melakukan tindakan disipliner pada karyawan yang melanggar peraturan atau kebijakan perusahaan.

2.     Kriteria Seorang HRD (Human Resource Development)

Anda sudah membaca tugas dan tanggung jawab HRD di atas, untuk menjalankan tugas-tugasnya seorang HRD harus memenuhi beberapa kriteria berikut ini :
a. Memiliki jiwa kepemimpianan yang baik
b. Memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik
c. Dapat menterjemahkan strategi perusahaan dalam bentuk kebijakan HR yang tepat.
d. Dapat mengelola perubahan-perubahan yang terjadi di perusahaan secara efektif.
e. Seorang HRD harus memiliki business knowledge yang baik.
f. Seorang HRD harus memiliki kemampuan dapat mempengaruhi dan memahami orang 
g. Memiliki kemampuan khusus, seperti dapat mengoperasikan alat tes psikologi, memahami undang-undang ketenagakerjaan, sistem penggajian dll.
h. Memiliki pengetahuan mengenai prosedur dan proses rekrutmen.

C.   General Manager 

    General Manager merupakan fungsi jabatan kerja pada sebuah perusahaan yang bertugas memimpin, mengelola dan mengkoordinasikan semua hal yang berkaitan jalannya roda perusahaan. General manager merupakan fungsi jabatan kerja tinggi di sebuah perusahaan setelah President Director atau pimpinan tertinggi dalam struktur perusahaan. Menjadi seorang GM memang bukan perkara mudah, yaa mungkin terbilang sangat sangat sulit. Bagaimana tidak, pasalnya untuk bisa menjadi menempati posisi jabatan GM saja bisa jadi anda harus menorehkan prestasi yang bisa membuat rekan sekantor dan jajaran petinggi perusahaan angkat topi.

Sejatinya, seorang GM mempunyai tugas dan tanggung jawab yang sangat besar. Semakin tinggi jabatan seseorang dalan struktur organisasi atau perusahaan, maka semakin banyak tugas dan tanggung jawabnya. Begitu juga dengan tugas dan tanggung jawab general manager.

1.    Tugas dan Tanggung Jawab General Manager
Berikut ini tugas dan tanggung jawab general manager :
a. Memimpin perusahaan dan menjadi motivator bagi karyawannya
b. Mengelola operasional harian perusahaan
c. Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan mengalisis semua aktivitas bisnis perusahaan
d. Mengelola perusahaan sesuai dengan visi dan misi perusahaan
e. Merencanakan, mengelola dan mengawasi proses penganggaran di perusahaan
f. Merencanakan dan mengontrol kebijakan perusahaan agar dapat berjalan degan maksimal
g. Memastikan setiap departemen melakukan strategi perusahaan dengan efektif dan optimal
h. Mengelola anggaran keuangan perusahaan
i. Memutuskan dan membuat kebijakan untuk kemajuan perusaahan
j. Membuat prosedur dan standar perusahaan
k. Membuat keputusan penting dalam hal investasi, integrasi, aliansi dan divestasi
l. Merencanakan dan mengeksekusi rencana startegis perusahaan jangka menengah dan jangka panjang untuk kemajuan perusahaan
m. Menghadiri pertemuan, seminar, konferensi maupun pelatihan

Begitu banyaknya tugas seorang general manager, tentu tak lepas dari peranan pentingnya di dalam sebuah perusahaan tempatnya mempimpin.

2.  Kriteria General Manager
berikut ini kriteria atau syarat-syarat untuk menjadi seorang general manager :
a. Memiliki pengalaman dalam manajemen bisnis, perencanaan dan pengawasan keuangan
b. Memiliki pengalaman dalam manajemen personalia termasuk perekrutan, pengevaluasian dan administrasinya
c. Memiliki kemampuan yang sudah terbukti dalam bisnis dan manajemen keuangan
d. Memiliki kemampuan untuk bekerja sama dengan semua lapisan dalam perusahaan
e. Berperilaku baik, komunikasi lisan dan tertulis baik serta memiliki keterampilan interpersonal
f. Berjiwa pemimpin, dapat mengelola dan mengawasi karyawan
g. Dapat memecahkan permasalahan, konflik maupuan situasi krisis dalam perusahaan dengan cepat dan tepat
h. Dapat melakukan berbagai tugas dan pekerjaan secara cepat dan efektif
i. Dapat bertanggung jawab pada tugas-tugasnya serta dapat menjadi panutan bagi karyawanya
j. Dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat

Referensi         :

http://www.jobdesc.net/job-desc/tugas-dan-job-deskripsi-sekretaris.html

http://www.jobdesc.net/job-desc/tugas-tanggung-jawab-dan-job-deskripsi-hrd.html

http://www.jobdesc.net/job-desc/tugas-dan-job-deskripsi-general-manager.html

https://elqorni.wordpress.com/2009/03/01/fungsi-tugas-dan-batasan-wewenang-seorang-sekretaris/

https://vinaarismacandra.files.wordpress.com/2011/11/secretary.gif

http://cdn-blog.jobs.id/wp-content/uploads/2014/12/corporate-culture-fit-e1417922364586.jpg

http://www.google.co.id/imgres?imgurl=http://humanaturestudios.com/images/office.jpg&imgrefurl=http://humanaturestudios.com/aboutus.html&h=303&w=638&tbnid=OYeaZxqX-15DKM:&docid=BvU4NpmAZ_PBsM&ei=nrMbVv3nBcikuQSbjbHgBQ&tbm=isch&ved=0CDsQMygaMBpqFQoTCP2u_IuDvcgCFUhSjgodm0YMXA

PSIKOLOGI MANAGEMEN

             Apakah itu Psikologi Managemen?

Psikologi manajemen adalah ilmu yang mempelajaari tentang bagaimana mengatur atau me-manage sumber daya yang ada untuk memenuhi kebutuhan. Lalu bagaimana kaitannya dengan psikologi ? Psikologi itu sendiri sangat berkaitan erat dengan manusia dan prilakunya .  Selanjutnya dalam sebuah perusahan dimana pun tenaga SDM adalah bagian terpenting sebagai modal kerja.

Ø Organisasi

Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama

Ø Organisasi (Industri)

Dapat dipandang sebagai suatu sistem terbuka yang dilingkupi oleh suatu batas sistem. Sistem itu sendiri adalah satu kesatuan yang terdiri dari beberapa komponen yang berhubungan dan membentuk subsistem.

Lalu apa itu sistem terbuka?

Ialah menerima dari luar, seperti bahan baku pembuatan produk ada yang berasal dari luar perusahaan, cara kerja yang mencontoh dari perusahan lain. Lalu memberikan keluar maksudnya adalah kita memasarkan suatu produk, cara kerja perusahaan yang kita tularkan ke perusahan lain.

Dalam sebuah perusahan dipastikan memiliki managemen kerja, sekarang kita akan membahas fungsi dari managemen itu sendiri.

•           Fungsi Manajemen

–    Perencanaan (Planning)

memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan stategi dan taktik secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu.

–    Pengorganisasian (Organizing)

proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan dapat memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi dapat bekerja secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi.

–    Pengarahan  (Directing)

suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha

–    Pengawasan dan Pengendalian (Controlling)

suatu aktivitas menilai kinerja berdasarkan standar yang telah dibuat untuk kemudian dibuat perubahan atau perbaikan jika diperlukan.

•           Sumber Daya

–    Sumber Daya Manusia

Tenaga kerja atau karyawan yang bekerja dalam perusahan

–    Sumber Daya Informasi

Salah satu sumber utama dari perusahaan & ia dapat dikelola seperti halnya sumber lain, informasi adalah hasil dari interaksi antara dua orang atau lebih yang kemudian dikelolah sebagai data bisa berupa perjanjian kontrak kerja, peraturan kerja dan sebagainya

–    Sumber Daya Fisik

Komponen atau peralatan kerja seperti meja, kursi, computer, LCD, scanner, kamera, hard-disk dan sebagainya.

–    Sumber Daya Keuangan

Salah satu sumber utama perusahan berupa modal dalam melakukan transaksi, seperti penanaman modal, modal pembuatan produk atau sebagai pemasukan (penghasilan dari penjualan)

–    Sumber Daya Alam

segala potensi yang berasal dari alam seperti tanah, air, dan sebagainya yang kemudian dikelolah untuk kepentingan perusahaan.

Ø   KOMUNIKASI

Komunikasi adalah proses pertukaran informasi atau mengirim berita dari satu orang ke orang lain. Terdapat beberapa unsur dalam komunikasi, yaitu :

–     Adanya pengirim berita ( Pemberi Informasi)

–     Penerima berita (Penerima Informasi)

–     Berita yg dikirim

•      Fakta dan informasi

•      Emosi

•      Fakta yg bercampur emosi

–     Media pengiriman