Psikologi Managemen
Tugas 8 : Makalah Komunikasi Organisasi
Komunikasi dalam Organisasi
Makalah
ini disusun untuk memenuhi tugas individu pada mata kuliah
“Psikologi
Manajemen”
Dosen Pengampu:
Rizki
Intansari Nugraheni
Disusun
Oleh :
Mega
Setyorini Putri 15513391
SEMESTER V
FAKULTAS PSIKOLOGI
UNIVERSITAS GUNADARMA
DEPOK
2015
BAB
I
PENDAHULUAN
A.
Definisi
Komunikasi
Komunikasi atau dalam bahasa
Inggris disebut Communication berasal
dari bahasa Latin communicatio,
dan bersumber dari kata communis yang artinya "membuat
kebersamaan atau membangun kebersamaan antara dua orang atau lebih". Dalam
pengertian secara khusus mengenai komunikasi itu sendiri menurut
HovlandKomunikasi adalah “proses mengubah perilaku orang lain”. Banyak
ahli di dunia juga memberikan sumbangan pemikiran tentang komunikasi
Menurut Shannon & Weaver, komunikasi
adalah bentuk interaksi manusia yg saling pengaruh mempengaruhi satu sama
lainnya, sengaja atau tidak sengaja. Tidak terbatas pada bentuk komunikasi
menggunakan bahasa verbal, tetapi juga dalam hal ekspresi muka, lukisan, seni,
dan teknologi. Raymond S. Ross menjelaskan komunikasi adalah suatu proses
menyortir, memilih dan mengirimkan simbol-simbol sedemikian rupa sehingga
membantu pendengar membangkitkan makna atau respons dari pikirannya yg serupa
dengan yg dimaksudkan komunikator.
Prof. Dr. Alo Liliweri, Komunikasi
adalah pengalihan suatu pesan dari satu sumber kepada penerima agar dapat
dipahami. Bernard Berelson & Gary A. Steiner menjelaskan komunikasi adalah
Transmisi informasi, gagasan, emosi, ketrampilan, dan sebagainya, dengan
menggunakan simbol-simbol -kata-kata, gambar, figur, grafik dan sebagainya.
Tindakan atau proses transmisi itulah yg disebut dengan komunikasi.
Dari beberapa pengertian komunikasi yang
telah dijelaskan diatas dapat disimpulkan bahwa komunikasi adalah proses
penyampaian pesan atau informasi dari suatu pihak ke pihak yang lain dengan
tujuan mencapai kesepakatan dan kesamaan persepsi satu sama lain, biasanya
dilakukan oleh dua orang atau lebih.
B.
Definisi
Organisasi
Stoner mengatakan bahwa organisasi
adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah
pengarahan atasan mengejar tujuan bersama. James D. Mooney mengemukakan bahwa
organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan
bersama.
Stephen P. Robbins menyatakan bahwa
Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar,
dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas
dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau
sekelompok tujuan.
Prof Dr. Sondang P. Siagian,
mendefinisikan organisasi ialah setiap bentuk persekutuan antara dua
orang atau lebih yang bekerja bersama serta secara formal terikat dalam rangka
pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan yang mana terdapat
seseorang / beberapa orang yang disebut atasan dan seorang / sekelompok orang
yang disebut dengan bawahan.
Dari beberapa pengertian tentang
organisasi diatas dapat disimpulkan bahwa, organisasi adalah suatu
kelompok orang dalam suatu wadah untuk tujuan bersama.
C.
Definisi
Komunikasi Organisasi
Goldhaber (1986), memberikan pengertian
komunikasi organisasi yang artinya sebagai berikut, Komunikasi organisasi yaitu
proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang
saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti
atau yang selalu berubah-ubah. Sama dengan pemaknaan organisasi, dalam
memaknai akan pengertian komunikasi itu sendiri banyak para ahli yang mencoba
memberikan pengertiannya dengan persepsi mereka masing-masing. Termasuk
diantara yaitu persepsi Redding dan Sanborn, mereka mengatakan bahwa komunikasi
organisasi adalah pengiriman dan penerimaan informasi dalam organisasi yang
kompleks.
Sedangkan Katz dan Kahn mengatakan bahwa
komunikasi organisasi merupakan arus informasi, pertukaran informasi dan
pemindahan arti di dalam suatu organisasi. Komunikasi organisasi adalah
pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal
maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah
komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi
kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi,
produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi.
Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi.
Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara
sosial.Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya
secara individual.
BAB
II
PEMBAHASAN
A.
Unsur-Unsur Komunikasi
1.Komunikator (communicator)
yaitu memberi berita, yang dalam hal ini
adalah orang yang berbicara, pengirim berita atau orang yang memberitakan.
2.Menyampaikan berita
dalam hal ini dapat dilakukan dengan
cara mengatakan, mengirim atau menyiarkan.
3.Berita-berita yang
disampaikan (message)
dapat dalam bentuk perintah, laporan,
atau saran.
4.Komunikan (communicate)
yaitu orang yang dituju, pihak penjawab
atau para pengunjung. Dengan kata lain orang yang menerima berita.
5.Tanggapan atau reaksi (response)
dalam bentuk jawaban atau reaksi.
Kelima unsur komunikasi tersebut merupakan
kesatuan yang utuh dan bulat, dalam arti apabila satu unsur tidak ada, maka
komunikasi tidak akan terjadi. Dengan demikian masing-masing unsur saling
berhubungan dan ada saling ketergantungan. Jadi dengan demikian keberhasilan
suatu komunikasi ditentukan oleh semua unsur tersebut.
B. Jenis-jenis Komunikasi Dalam
Organisasi
jenis-jenis komunikasi dalam organisasi
terdiri dari:
1.Komunikasi
Internal
Adalah komunikasi yang terjadi dalam
organisasi itu sendiri. Misalnya, Pertukaran gagasan di antara para
administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang
khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam
perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan [operasi dan manajemen]. Komunikasi
internal terdiri dari dua dimensi yakni komunikasi vertical, dan komunikasi
horizontal.
a. Komunikasi
Vertikal
Komunikasi dari pimpinan ke staff, dan
dari staf ke pimpinan dengan cara timbal balik [two way traffic communication]. Komunikasi vertical ada dalam
bentuk komunikasi kebawah dan komunikasi keatas. Fungsi komunikasi kebawah
antara lain :
1) Melaksanakan
kebijaksanaan, prosedur kerja, peraturan, instruksi, mengenai pelaksanaan kerja
bawahan.
2) Menyampaikan
pengarahan doktrinasi, evaluasi, teguran.
3) Memberikan informasi
mengenai tujuan organisasi, kebijaksanaan-kebijaksaan organisasi, insentif
Seorang pimpinan harus lebih
memperhatikan komunikasi dengan bawahannya, dan memahami cara-cara mengambil
kebijaksanaan, terhadap bawahannya.Keberhasilan organisasi dilandasi oleh
perencanaan yang tepat, dan seorang pimpinan organisasi yang memiliki jiwa
kepemimpinan. Kedua hal terseut merupakan modal utama untuk kemajuan organisasi
yang dipimpinnya. Contoh : pimpinan memberikan instruksi, petunjuk,
informasi, penjelasan, perintah, pengumuman, rapat, majalah intern.
Sedangkan fungsi komunikasi keatas
antara lain :
1) Memberikan pengertian mengenai
laporan prestasi kerja, saran, usulan, opini, permohonan bantuan, dan keluhan.
2) Memperoleh informasi dari
bawahan mengenai kegiatan dan pelaksanaan pekerjaan bawahan dari tingkat yang
lebih rendah.
Bawahan tentulah berharap agar ide,
saran, pendapat, tanggapan maupun kritikannya dapat diterima dengan lapang
dada, dan hati terbuka oleh pimpinan. Contoh : staf memberikan laporan,
saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada pimpinan.
b. Komunikasi
horizontal
Bentuk komunikasi secara mendatar,
diantara sesama karyawan dsbnya. Komunikasi horizontal sering kali berlangsung
tidak formal.
Fungsi komunikasi horizontal/ke samping
digunakan oleh dua pihak yang mempunyai level yang sama. Komunikasi ini
berlangsung dengan cara tatap muka, melalui media elektronik seperti telepon,
atau melalui pesan tertulis.
c. Komunikasi
Diagonal (Cross Communication)
Komunikasi antara pimpinan seksi/bagian
dengan pegawai seksi/bagian lain.
2.
Komunikasi Eksternal
Komunikasi antara pimpinan organisasi
[perusahaan] dengan khalayak umum di luar organisasi.
C.
Empat Jenis Arah Komunikasi Dalam Organisasi
1. Komunikasi
ke atas
Komunikasi ke atas dalam organisasi
merupakan jenis informasi yang mengalir dari tingkat bawahan ke tingkat yang
lebih tinggi (atasan). Komunikasi ke atas penting karena beberapa alasan,
diantara alasan itu ialah:
1. Aliran informasi ke atas memberi informasi
berharga untuk pembuatan keputusan oleh mereka
yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orang-orang lainnya.
2. Komunikasi ke atas memberitahukan kepada penyelia
kapan bawahan mereka siap menerima informasi dari mereka dan seberapa baik
bawahan menerima apa yang dikatakan kepada mereka.
3. Komunikasi ke atas memungkinkan bahkan mendorong
omelan dan keluh kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia tahu apa yang
mengganggu mereka yang paling dekat dengan operasioperasi sebenarnya.
4 Komunikasi ke atas menumbuhkan apresiasi dan
loyalitas ke pada organisasi dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk
mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saran-saran mengenai operasi
organisasi.
5. Komunikasi ke atas mengizinkan penyelia untuk
menentukan apakah bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke
bawah.
6. Komunikasi ke atas membantu pegawai mengatasi
masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dengan pekerjaan
mereka dan dengan organisasi tersebut.
2. Komunikasi
ke bawah
Komunikasi ke bawah ini merupakan sebuah
komunikasi yang mengalir dari tingkat atasan (jabatan yang lebih tinggi) kepada
tingkat yang lebih rendah (jabatan yang lebih rendah). komunikasi kebawah
mempunyai 5 tujuan pokok yaitu:
1)Memberikan pengarahan atau instruksi
kerja tertentu
2)Memberikan informasi mengapa suatu
pekerjaan harus dilaksanakan
3)Memberikan informasi tentang prosedur
dan praktik organisasional
4)Memberikan umpan balik pelaksanaan
kerja kepada para karyawan
5)Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam
membantu organisasi menanamkan
pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.
Salah satu kelemahan saluran komunikasi
dari atas ke bawah ini adalah kemungkinan terjadinya penyaringan atau sensor
informasi penting yang ditujukan kepada para bawahan.
3. Komunikasi
horizontal
Komunikasi horizontal adalah komunikasi
yang terjadi antara dua orang atau lebih yang posisinya setara.
4. Komunikasi
informal
Komunikasi Informal yang terjadi karena
adanya komunikasi antara sesama karyawan dalam suatu organisasi. Komunikasi
informal (the grapevine) biasanya disebarluaskan melalui desas-desus atau kabar
angin dari mulut ke mulut dari satu orang ke orang yang lainnya dalam suatu
organisasi dimana kebenarannya tidak bisa dijamin karena kadang-kadang
bertentangan dengan perusahaan. Jadi agar komunikasi informal bisa bermanfaat
maka seseorang pemimpin harus bisa memakai jalur ini untuk memperlancar
berjalannya komunikasi formal perusahaan (komunikasi formal ini jangan sampai
mengakibatkan timbulnya desas-desus yang meresahkan karyawan).
D.
Hambatan Komunikasi Dalam Organisasi
1. Hambatan
dari Proses Komunikasi
Hambatan dari pengirim pesan, misalnya
pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal
ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional.
a) Hambatan dalam penyandian/symbol. Hal ini dapat
terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti
lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak
sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.
b) Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam
penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik
sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.
c) Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi
dalam menafsirkan sandi oleh si penerima
d) Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya
perhatian pada saat menerima /mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan
yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.
e) Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang
diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif,
tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.
2. Hambatan
Fisik
Hambatan fisik dapat mengganggu
komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain lain,
misalnya: gangguan kesehatan (cacat tubuh misalnya orang yang tuna wicara),
gangguan alat komunikasi dan sebagainya.
3. Hambatan
Semantik
Faktor pemahaman bahasa dan penggunaan
istilah tertentu. Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang
mempunyai arti mendua yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara
pemberi pesan dan penerima pesan. Misalnya : adanya perbedaan bahasa ( bahasa
daerah, nasional, maupun internasional), adanya istilah – istilah yang hanya
berlaku pada bidang-bidang tertentu saja, misalnya bidang bisnis, industri,
kedokteran, dll.
4. Hambatan
Psikologis
Hambatan psikologis dan sosial
kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai serta
harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan, sehingga menimbulkan
emosi diatas pemikiran-pemikiran dari sipengirim maupun si penerima pesan yang
hendak disampaikan.
5. Hambatan
Manusiawi
Terjadi karena adanya faktor, emosi dan
prasangka pribadi, persepsi,
kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat
pancaindera seseorang, dll.
E. Konsep Kunci Komunikasi Organisasi
Goldhaber (1986) menyatakan definisi
komunikasi organisasi: “organizational communication is the process of creating
and exchanging messages within a network of independent relationship to cope
with environmental uncertainty”. Dengan kata lain komunikasi organisasi adalah
proses menciptakan dan saling tukar menukar pesan dalam satu jaringan hubungan
yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak
pasti.
Dari definisi tersebut terdapat 7 konsep kunci, yaitu proses, pesan, jaringan,
ketergantungan satu sama lain, hubungan, lingkungan dan ketidakpastian. Berikut
ini merupakan konsep kunci komunikasi organisasi (Muhammad: 2005)
1. Proses
Suatu organisasi adalah suatu sistem
terbuka yang dinamis yang menciptakan dan saling menukar pesan diantara
anggotanya. Karena gejala menciptakan dan menukar informasi ini berjalan terus
menerus dan tidak ada hentinya, maka dikatakan sebagai suatu proses.
2. Pesan
Yang dimaksudkan dengan pesan adalah
susunan simbol yang penuh arti tentang objek, kejadian yang dihasilkan oleh
interaksi dengan orang lain. Untuk berkomunikasi, seseorang
harus sanggup menyusun suatu gambaran mental, memberi nama pada gambaran
tersebut dan mengembangkan suatu perasaan terhadapnya. Komunikasi tersebut
efektif jika pesan yang dikirimkan itu diartikan sama dengan apa yang dimaksudkan
oleh si pengirim.
3. Jaringan
Organisasi terdiri dari satu seri orang
yang tiap-tiapnya menduduki posisi atau peranan tertentu dalam organisasi.
Ciptaan dan pertukaran pesan dari orang-orang ini sesamanya terjadi melewati
suatu set jalan kecil yang dinamakan jaringan komunikasi. Suatu jaringan
komunikasi ini mungkin mencakup hanya 2 orang, beberapa orang atau bahkan
seluruh organisasi. Hakikat dan luas jaringan ini dipengaruhi banyak faktor,
antara lain: hubungan peranan, arah dan arus pesan, hakikat seri dan arus
pesan, dan isi dari pesan.
4. Ketergantungan
Keadaan saling tergantung satu bagian
dengan bagian yang lain dalam satu organisasi telah menjadi sifat suatu
organisasi yang merupakan suatu sistem terbuka. Bila suatu bagian dari
organisasi mengalami gangguan maka akan berpengaruh pada bagian yang lainnya
dan mungkin juga pada seluruh sistem organisasi. Begitu pula halnya dengan
jaringan komunikasi dalam suatu organisasi perlu dukungan untuk saling
melengkapi agar organisasi dapat berjalan dengan baik.
5. Hubungan
Karena organisasi merupakan suatu system
terbuka, system kehidupan sosial maka untuk berfungsinya bagian-bagian itu
terletak pada tangan manusia. Dengan kata lain jaringan melalui mana jalannya
pesan dalam suatu organisasi dihubungkan oleh manusia. Oleh karena itu hubungan
manusia dalam organisasi yang memfokuskan kepada tingkah laku komunikasi dari
orang yang terlibat dalam suatu hubungan perlu dipelajari. Hubungan manusia
dalam organisasi berkisar mulai dari yang sederhana yaitu hubungan diantara dua
orang atau dyadic sampai pada hubungan yang kompleks, yaitu hubungan dalam
kelompok-kelompok kecil, maupun besar, dalam organisasi.
6. Lingkungan
Lingkungan adalah semua totalitas secara
fisik dan faktor sosial yang diperhitungkan dalam pembauatan keputusan mengenai
individu dalam suatu sistem. Lingkungan ini dapat dibedakan menjadi lingkungan
internal (karyawan, staf, golongan fungsional dari organisasi dan komponen
organisasi lainnya seperti tujuan, produk, dsb) dan lingkungan eksternal (pelanggan,
pesaing dan teknologi).
7. Ketidakpastian
Ketidakpastian merupakan perbedaan
informasi yang tersedia dengan informasi yang diharapkan. Untuk mengurangi
faktor ketidakpastian ini organisasi menciptakan dan menukar pesan diantara
anggota, melakukan suatu penelitian serta pengembangan organisasi.
Ketidakpastian dalam suatu organisasi juga disebabkan terlalu banyak informasi
yang diterima daripada sesungguhnya yang diperlukan untuk menghadapi lingkungan
mereka. Oleh karena itu salah satu tugas utama komunikasi organisasi adalah
menentukan dengan tepat banyaknya informasi yang diperlukan untuk mengurangi
ketidakpastian tanpa informasi yang berlebihan.
BAB
III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya
komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling
bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau
menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina hubungan kerja antar
pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi secara
lebih terperinci.
Dalam menyalurkan solusi dan ide melalui komunikasi harus ada si
pengirim berita (sender) maupun si penerima berita (receiver). Solusi-solusi
yang diberikan pun tidak diambil seenaknya saja, tetapi ada penyaringan dan
seleksi, manakah solusi yang terbaik yang akan diambil, dan yang akan
dilaksanakan oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan, serta visi, misi
suatu organisasi.
Tujuan komunikasi adalah berhubungan dan mengajak dengan orang
lain untuk mengerti apa yang kita sampaikan dalam mencapai tujuan. Keterampilan
berkomunikasi diperlukan dalam bekerja sama dengan orang lain. Ada dua jenis
komunikasi, yaitu verbal dan non verbal, komunikasi verbal atau tertulis dan
komunikasi non verbal atau bahasa(gerak) tubuh.Komunikasi dua arah terjadi bila
pengiriman pesan dilakukan dan mendapatkan umpan balik. Seseorang dalam berkomunikasi
pasti dapat merasakan timbal balik antara pemberi informasi serta penerima
informasi sehingga terciptanya suatu hubungan yg mutualisme antara keduanya
Referensi :
Munandar. A.S. (2001). Psikologi Industri dan organisasi.
Jakarta : Universitas Indonesia (UI-Press)